EcoVadis-Erstrating: 4 Erfahrungen aus unseren EcoVadis-Schulungen
Viele Unternehmen starten ihr erstes EcoVadis-Rating mit einer ähnlichen Ausgangslage: Nachhaltigkeit ist im Unternehmen kein neues Thema, aber der konkrete Bewertungsprozess wirkt zunächst unübersichtlich. Welche Nachweise zählen? Welche Dokumente sind ausreichend? Warum werden Themen abgefragt, die intern als selbstverständlich gelten? Und wie wichtig ist eigentlich die richtige Einordnung des Unternehmens?
Genau diese Fragen begegnen uns regelmäßig in unseren EcoVadis-Schulungen. Dabei zeigt sich: Die größten Herausforderungen entstehen selten, weil Unternehmen gar nichts tun. Häufig liegt das Problem darin, dass vorhandene Maßnahmen nicht so dokumentiert, zugeordnet oder strukturiert sind, wie es für das EcoVadis-Erstrating erforderlich ist.
Die folgenden vier Erfahrungen aus unseren Schulungen helfen Unternehmen, typische Stolpersteine früh zu erkennen – bevor der Fragebogen ausgefüllt und eingereicht wird.
Wer zunächst einen strukturierten Gesamtüberblick zum Einstieg sucht, findet hier den passenden Beitrag: EcoVadis-Schulung zum Erstrating: So starten Unternehmen richtig
Vier Erfahrungen aus unseren EcoVadis-Schulungen, die Unternehmen vor dem Erstrating kennen sollten
Erfahrung 1: Vieles ist vorhanden – aber nicht EcoVadis-tauglich dokumentiert
Ein Satz fällt in EcoVadis-Schulungen besonders häufig:
„Wir machen das alles eigentlich schon, aber dokumentiert ist es nicht.“
Das ist ein sehr typisches Problem. Unternehmen haben oft gelebte Praxis, aber keine belastbare Nachweisstruktur. Es gibt interne Regeln, aber keine freigegebene Richtlinie. Es gibt Maßnahmen, aber keine Dokumentation zur Umsetzung. Es gibt Verantwortlichkeiten, aber kein Organigramm oder keine Prozessbeschreibung. Es gibt Lieferantengespräche, aber keine dokumentierte Lieferantenbewertung.
Für das Tagesgeschäft mag das lange funktioniert haben. Für ein Rating reicht es nicht aus. Das bedeutet praktisch: Unternehmen brauchen nicht nur gute Absichten und einzelne Aktivitäten, sondern nachvollziehbare Dokumente, die zeigen, wie Nachhaltigkeit gesteuert, umgesetzt und überprüft wird.
Erfahrung 2: Die Frage „Welcher Nachweis passt?“ ist oft schwerer als gedacht
Die naheliegende Antwort wäre eine Liste typischer Nachweise: Richtlinien, Verhaltenskodizes, Lieferantenkodizes, Prozessbeschreibungen, Schulungsunterlagen, Risikoanalysen, Maßnahmenpläne, Zertifikate, Berichte, Kennzahlenübersichten oder Management-Reviews.
Solche Beispiele helfen bei der ersten Orientierung. Sie lösen aber noch nicht das eigentliche Problem vieler Unternehmen beim EcoVadis-Erstrating.
Denn häufig sind die relevanten Themen im Unternehmen bereits verankert – nur nicht in der Form, in der sie für ein Rating belastbar nachgewiesen werden können. Vielleicht gibt es klare Erwartungen an Lieferanten, aber keinen freigegebenen Lieferantenkodex. Vielleicht werden Mitarbeitende regelmäßig unterwiesen, aber die Schulungen sind nicht sauber dokumentiert. Vielleicht achtet der Einkauf auf soziale und ökologische Risiken, aber es gibt keine formulierte Beschaffungsrichtlinie oder keine nachvollziehbare Risikoanalyse.
Genau hier entsteht die Lücke zwischen gelebter Praxis und bewertbarem Nachweis. Eine EcoVadis-Schulung setzt genau an dieser Stelle an. Sie liefert nicht nur eine Liste möglicher Dokumente, sondern hilft dabei, vorhandene Unterlagen richtig einzuordnen, Lücken sichtbar zu machen und daraus eine praktikable Nachweisstrategie für das eigene Unternehmen abzuleiten.
Erfahrung 3: Selbstverständliche Themen brauchen trotzdem einen Nachweis
Ein weiterer häufiger Moment im Workshop entsteht bei Themen wie Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder Menschenrechten. Gerade Unternehmen mit Sitz in Deutschland reagieren darauf oft irritiert: „Wir sind in Deutschland und halten uns an die Gesetze. Die Frage stellt sich bei uns doch gar nicht. Warum brauchen wir trotzdem einen Nachweis?“
Diese Reaktion ist nachvollziehbar – aber sie greift für EcoVadis zu kurz.
EcoVadis bewertet Unternehmen in einem internationalen Kontext. Viele Nachhaltigkeitsthemen werden nicht nur aus der Perspektive des eigenen Standorts betrachtet, sondern auch entlang der Lieferkette, der Geschäftstätigkeit und möglicher Risikofelder. Bei Themen wie Kinderarbeit geht es daher nicht automatisch um den Verdacht, dass ein deutsches Unternehmen gegen geltendes Recht verstößt. Es geht um die Frage, ob das Unternehmen Risiken systematisch adressiert, Verantwortlichkeiten definiert und Anforderungen nachvollziehbar dokumentiert hat.
Gerade hier entsteht in Schulungen oft ein Aha-Moment. Denn viele Unternehmen erkennen: EcoVadis fragt nicht, weil das Unternehmen automatisch unter Verdacht steht. EcoVadis fragt, weil belastbares Nachhaltigkeitsmanagement dokumentiert und überprüfbar sein muss.
Erfahrung 4: Die Einordnung wird häufig zu spät hinterfragt
Ein Punkt wird beim EcoVadis-Erstrating häufig unterschätzt: die Einordnung des Unternehmens. Oft wird sie von EcoVadis vorgegeben, intern kurz zur Kenntnis genommen – und dann nicht weiter hinterfragt.
Dabei beeinflusst genau diese Einordnung den weiteren Prozess erheblich. Es macht einen Unterschied, ob ein Unternehmen als einzelne rechtliche Einheit, Standort, Tochtergesellschaft oder Konzern betrachtet wird. Auch die Branchenzuordnung ist relevant, weil sie mitbestimmt, welche Themen im Fragebogen besonders gewichtet werden und welche Nachweise erwartet werden.
In unseren Schulungen zeigt sich häufig erst an dieser Stelle, wie wichtig diese Grundlage ist. Unternehmen erkennen dann: Bevor der Fragebogen beantwortet wird, sollte geprüft werden, ob Scope, Entity- oder Konzernbezug und Branche tatsächlich zur eigenen Struktur passen.
Wenn diese Basis nicht stimmt, wirkt der Fragebogen schnell irritierend: Fragen erscheinen unpassend, Nachweise lassen sich schwer zuordnen und der Aufwand wird falsch eingeschätzt. Deshalb gehört die Prüfung der Einordnung an den Anfang – nicht ans Ende des EcoVadis-Prozesses.
Was heißt das für Ihr EcoVadis-Erstrating?
Die vier Erfahrungen zeigen: Beim EcoVadis-Erstrating geht es nicht darum, möglichst schnell möglichst viele Antworten im Fragebogen zu setzen. Entscheidend ist, die eigene Ausgangslage sauber zu prüfen: Welche Dokumente liegen vor? Welche Aussagen lassen sich belastbar belegen? Wo stimmen Einordnung, Scope und Zuständigkeiten? Und wo müssen vor der Einreichung noch Lücken geschlossen werden?
Wer diese Fragen früh klärt, spart Zeit und reduziert das Risiko, mit unpassenden oder schwachen Nachweisen ins erste Rating zu gehen. Aus einem zunächst unübersichtlichen Prozess wird ein strukturierter Arbeitsplan – mit klaren nächsten Schritten für Dokumentation, Nachweise und interne Abstimmung.
Wenn Sie Ihr EcoVadis-Erstrating gezielt vorbereiten möchten, unterstützen wir Sie sowohl mit individueller Beratung als auch mit unserem Workshop „Leichter Einstieg in das EcoVadis-Erstrating“.
Als akkreditierter EcoVadis-Beratungspartner und offizieller EcoVadis-Schulungspartner unterstützen wir Unternehmen bei der strukturierten Vorbereitung ihres EcoVadis-Erstratings.
Termine für den Workshop „Leichter Einstieg in das EcoVadis-Erstrating“
Der Workshop richtet sich insbesondere an CSR- und Nachhaltigkeitsmanager, Einkaufs- und Beschaffungsverantwortliche sowie Compliance- und Risikomanager. Die Dauer beträgt ca. vier Stunden inklusive Pause. Der Workshop findet online oder vor Ort im Circular Material LAB in Erfurt statt.
Aktuelle Termine, Details zum Ablauf und die Anmeldung finden Sie auf der Workshop-Seite:
